Gérer un bail

Le bail relie un locataire à un bien : il fixe le loyer, les charges, le dépôt de garantie et les dates. Louquillou vous guide en cinq étapes, produit le contrat en PDF et génère les échéances de loyer.

Avant de commencer

Un bail se crée depuis une fiche locataire existante. Si le locataire n’est pas encore enregistré, créez d’abord sa fiche.

L’étape 4 contrôle le dossier. Pour aller jusqu’au bout, il faut la note DPE et la surface habitable du bien, ainsi que les date et lieu de naissance et l’adresse actuelle du locataire.

Créer un bail

Ouvrez la fiche du bien, puis l’onglet Bail, et cliquez sur Créer un bail (ou Ajouter un bail si le bien en a déjà un). L’assistant compte cinq étapes ; le fil en haut de l’écran permet de revenir sur une étape validée.

Type — choisissez Location nue ou Location meublée. Un encadré récapitule les conditions du régime : durée, plafond du dépôt de garantie et mode de calcul des charges (provision ou forfait). Si vous choisissez meublé, une case Bail mobilité apparaît.
Finances — saisissez la date de prise d’effet (pré-remplie au 1er du mois suivant), le loyer hors charges et les charges. La date de fin découle du régime choisi. Le dépôt de garantie est pré-rempli au maximum autorisé ; un montant supérieur bloque l’étape suivante. L’écran affiche aussi le total mensuel, le dernier indice IRL connu, le loyer du précédent locataire et le taux d’effort du locataire.
Clauses — la liste des clauses incluses d’office s’affiche, avec la garantie enregistrée sur la fiche locataire et, pour un meublé, l’inventaire du mobilier.
Vérification — récapitulatif bailleur, locataire et conditions, puis la checklist de conformité. Un point rouge empêche la génération tant qu’il n’est pas corrigé ; un point orange est un avertissement et vous pouvez continuer.
Génération — cliquez sur Générer le bail. Louquillou enregistre le bail, compile le PDF et vous propose de le télécharger.

Ce que la création déclenche

Les échéances de loyer sont générées, ainsi que l’échéance de fin de bail.
Le statut du bien passe à Occupé dès que le bail est actif.
Le statut du bail se calcule à partir des dates : À venir, Actif, puis Terminé.

Envoyer le bail au locataire

Sur le dernier écran, l’encadré Prochaines étapes propose deux envois par email :

Envoyer le bail au locataire : il reçoit un lien de téléchargement valable 7 jours ;
Demander l’attestation d’assurance au locataire.

Ces boutons n’existent que sur cet écran : pour renvoyer le bail plus tard, repassez par Modifier le bail jusqu’à la dernière étape.

Modifier un bail

Depuis l’onglet Bail, sélectionnez le bail concerné.
Cliquez sur Modifier le bail : le même assistant s’ouvre, pré-rempli.
Parcourez les étapes, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

L’enregistrement met le bail à jour et produit une nouvelle version du PDF. Modifier les dates régénère les échéances non réglées ; modifier les montants met à jour les échéances en attente et recalcule le statut des paiements déjà enregistrés.

Le bien et le locataire ne peuvent pas être changés. Pour un nouvel occupant, créez une nouvelle fiche locataire, puis un nouveau bail.

Cas particuliers

Bail mobilité — cochez la case à l’étape 1, après avoir choisi Location meublée. Vous saisissez alors vous-même la date de fin, et le dépôt de garantie est fixé à 0 €.

Bien déjà loué — un bien comme un locataire ne peuvent avoir qu’un seul bail actif. Si le bien est occupé, la checklist le signale en orange : donnez au nouveau bail une date d’effet postérieure, il sera enregistré « À venir ». L’onglet Bail le sélectionne alors par défaut tant qu’aucun bail n’est actif.

Mettre fin à un bail — ajustez la date de fin depuis l’assistant. À cette date, le bail passe en Terminé et le bien redevient Vacant ; l’historique des loyers et des quittances est conservé. Le bouton Supprimer efface le bail définitivement : réservez-le aux erreurs de saisie.