Régulariser les charges

Quand votre locataire verse chaque mois une provision sur charges, vous comparez une fois par an ce qu’il a versé aux dépenses réellement engagées. Louquillou fait le calcul, produit le décompte et l’envoie au locataire.

D’abord : provision ou forfait ?

Le bail précise le mode de charges, dans le champ Type de charges :

Provision sur charges : le montant mensuel est une avance. Il se régularise chaque année.
Forfait : le montant est fixe et définitif. Aucune régularisation n’est possible ; l’onglet Charges vous l’indique et le bouton reste inactif.

Établir le décompte

Ouvrez le bien, puis l’onglet Charges.
Cliquez sur Nouvelle régularisation.
Étape 1 — Période : choisissez l’année à régulariser (l’année en cours ou l’une des deux précédentes). Louquillou compte les mois pendant lesquels le bail était en cours et en déduit les provisions versées — par exemple 65 € × 12 mois, soit 780 €.
Étape 2 — Charges réelles : saisissez vos dépenses par catégorie (eau, chauffage, entretien, ordures ménagères, ascenseur, parties communes, autre). Vous pouvez joindre un justificatif à chaque ligne. Le solde se recalcule à chaque saisie.
Étape 3 — Récapitulatif : vérifiez les totaux, puis cliquez sur Finaliser et générer le décompte. Le PDF est produit ; vous pouvez le prévisualiser avant l’envoi.
Cliquez sur Envoyer au locataire.

Tant que vous n’avez pas finalisé, la régularisation reste un brouillon : vous pouvez quitter la page et reprendre la saisie plus tard depuis l’onglet Charges.

Ce que reçoit le locataire

Un email avec le décompte en pièce jointe : le détail des dépenses par catégorie, le total des provisions qu’il a versées et le solde. L’envoi part dans les minutes qui suivent votre clic.

Les trois états d’une régularisation

Brouillon — la saisie est en cours, tout reste modifiable.
Envoyée — le décompte est parti chez le locataire ; le solde reste à régler.
Résolue — le solde a été payé ou remboursé, le dossier est clos.

Solder le compte

Le sens du solde est indiqué sur la fiche de la régularisation.

Complément dû par le locataire — les dépenses dépassent les provisions. Une fois le règlement reçu, cliquez sur Saisir le paiement de régularisation : le montant est prérempli.
Trop-perçu à rembourser — les provisions dépassent les dépenses. Une fois votre virement effectué, cliquez sur Saisir le remboursement au locataire. Le montant est négatif, car l’argent va du propriétaire vers le locataire : c’est le seul cas où Louquillou accepte un montant négatif.

Cliquez enfin sur Marquer comme résolue pour clore la régularisation.